Comment fonctionnent les Positions dans Enforcium

Une Position représente un rôle au sein de la structure de l’entreprise. Elle définit la place de ce rôle dans la hiérarchie organisationnelle et sert de base pour attribuer des responsabilités et affecter des employés.

Les Positions font partie de la structure construite dans Org Structure. La hiérarchie globale suit ce modèle :

Company → Departments → Positions → Employees

Une Position peut compter un ou plusieurs employés. Elle peut aussi rester vacante pendant que l’entreprise recrute pour ce rôle.

La Position constitue ainsi un élément stable de la structure organisationnelle. Lorsqu’un employé quitte l’entreprise ou change de rôle, la Position peut rester disponible pour la personne suivante.

Les Positions définissent le niveau du rôle dans la hiérarchie de l’entreprise. Leur emplacement montre comment les rôles sont liés entre eux et où ils se situent au sein d’un Department.

La structure se construit de haut en bas. Commencez par le dirigeant de l’entreprise, ajoutez les Departments, puis placez les Positions au bon endroit dans la hiérarchie.

Org Structure offre une représentation visuelle de ces relations. Vous pouvez voir la hiérarchie des Positions, qui occupe chacune d’elles, combien d’employés y sont affectés et quelles Positions sont vacantes.

Les Positions sont créées et gérées dans Org Structure.

Accédez à Company Foundation → Org Structure et activez Edit mode. Trouvez le Department dans lequel vous souhaitez créer la Position et cliquez sur l’icône + située en dessous.

La fenêtre Add to Department s’ouvre. Sélectionnez Position pour créer un nouveau rôle dans ce Department.

La fenêtre Add Position s’ouvre. Saisissez le nom du rôle dans le champ Position et cliquez sur Add Position.

La nouvelle Position apparaît sous le Department sélectionné dans Org Structure.

Pour modifier une Position existante, ouvrez son menu et sélectionnez Edit. La fenêtre Edit Position vous permet de modifier le nom de la Position et de sélectionner un autre Department dans le champ Move under.

Cliquez sur Save Changes pour appliquer les modifications.

Une Position et un Employee sont des entités distinctes dans Enforcium.

Créez d’abord la Position, puis affectez-y des employés. Une Position peut rester dans la structure sans employé, ce qui permet au modèle organisationnel de représenter des rôles prévus ou actuellement vacants.

Pour ajouter un employé, ouvrez la Position concernée, sélectionnez Add Employee et saisissez l’adresse e-mail professionnelle de l’employé. Enforcium envoie une invitation à cette adresse.

Plusieurs employés peuvent occuper la même Position lorsque la structure de l’entreprise l’exige.

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise ou change de rôle, il peut être retiré de la Position. La Position elle-même peut rester disponible dans Org Structure.

Ouvrez une Position dans Org Structure pour accéder à sa page dédiée. Plusieurs sections fournissent des informations sur le rôle et ses liens dans Enforcium.

Job Description

La section Job Description contient les responsabilités et les attentes associées à la Position. Elle peut également afficher les Processes liés au rôle.

Employees

La section Employees affiche les personnes actuellement affectées à la Position. Les managers voient ainsi directement qui occupe le rôle.

Activity History

Activity History enregistre les modifications et les actions liées à la Position. Elle fournit un historique de l’activité associée à ce rôle.

Metrics Access

Metrics Access affiche les métriques accessibles à la Position. Pour chaque métrique, vous pouvez voir son nom, l’Accountable Position, la dernière valeur, la date de la dernière mise à jour et le niveau d’accès.

Les Positions peuvent être reliées au travail opérationnel via les Processes.

Lorsqu’une Position est affectée à une Action Step, le Process concerné apparaît dans Linked Processes sur la page de la Position. Les employés et les managers peuvent déplier un Process pour voir les étapes spécifiques associées à cette Position.

Ce lien donne au rôle un contexte concret. La Position définit où se situe la responsabilité, tandis que le Process lié montre le travail opérationnel associé à cette responsabilité.