Comment fonctionne l’Org Structure dans Enforcium

Ce que montre l’Org Structure

L’Org Structure est une carte visuelle de la structure organisationnelle de l’entreprise. Elle vous permet de construire la hiérarchie de l’entreprise, de créer des Business Units et des Positions, d’y affecter des employés et de voir comment les différents niveaux de l’organisation sont reliés entre eux.

Elle offre une vue claire de la structure de l’entreprise et de ses relations. Depuis une Position donnée, vous pouvez accéder à ses responsabilités, aux employés qui y sont affectés, à l’historique de ses activités, aux processus associés et à ses accès aux métriques.

La structure organisationnelle se construit de haut en bas.

Commencez par le dirigeant de l’entreprise, puis ajoutez les niveaux suivants selon la structure réelle de l’entreprise :

CEO → Business Units / départements → Positions → employés

La structure doit refléter la hiérarchie réelle de l’entreprise, y compris ses départements, les Positions qui les composent et les liens hiérarchiques.

Dans l’Org Structure, vous pouvez voir :

• l’entreprise et ses départements
• la hiérarchie des Positions
• qui occupe chaque Position
• combien d’employés sont affectés à chaque Position
• quelles Positions sont actuellement vacantes

Dans l’Org Structure, Position et Employee sont deux notions distinctes.

Une Position est un rôle au sein de la structure de l’entreprise, avec des responsabilités définies.

Par exemple :

Head of Marketing

↓

Product Marketing Specialist

↓

Copywriter

L’entreprise crée d’abord les Positions. Des employés précis peuvent ensuite y être affectés.

Par exemple :

Une Position peut exister avant que quiconque ne soit recruté pour l’occuper. L’entreprise peut ainsi construire d’abord la structure de l’équipe, puis affecter progressivement des employés à mesure que les postes sont pourvus.

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise ou change de rôle, la Position peut rester dans l’Org Structure pour le prochain employé.

Selon la structure de l’entreprise, plusieurs employés peuvent également occuper la même Position.

L’Org Structure est donc construite autour des rôles et des responsabilités, auxquels les employés sont affectés.

Pour ajouter un nouvel employé, affectez-le à la Position appropriée et saisissez son adresse e-mail professionnelle.

Enforcium envoie alors automatiquement une invitation à cette adresse e-mail.

Le processus est le suivant :

Position → Add Employee → saisie de l’e-mail professionnel → envoi de l’invitation → l’employé ouvre le lien → accepte l’invitation → obtient l’accès à Enforcium

L’administrateur n’a pas besoin de créer un compte au nom de l’employé.

Vous pouvez également retirer un employé d’une Position depuis l’Org Structure lorsqu’il quitte l’entreprise ou change de rôle. La Position peut rester dans la structure.

L’Org Structure dispose de deux modes de travail.

Le View Mode vous permet de consulter la structure actuelle de l’entreprise, y compris les Business Units, les Positions et les employés.

L’Edit Mode vous permet de modifier la structure, par exemple en créant et en modifiant des Business Units et des Positions ou en changeant leur place dans la hiérarchie.

Cliquez sur une Position précise dans l’Org Structure, par exemple Copywriter, pour ouvrir sa page dédiée.

Plusieurs onglets y sont disponibles.

Job Description contient les responsabilités et les attentes associées à la Position. Il affiche également les Linked Processes, c’est-à-dire les processus qui contiennent des steps liés à cette Position.

Employees affiche les employés actuellement affectés à la Position.

Activity History affiche les modifications et les actions liées à la Position.

Metrics Access affiche les métriques auxquelles la Position a accès. Pour chaque métrique, vous pouvez voir son nom, la Position Accountable, la dernière valeur, la date de la dernière mise à jour et le niveau d’accès.

La possibilité de créer et de modifier une Job Description dépend de la place de la Position dans la hiérarchie de l’organisation.

• Pour un employé d’un département — le Head of Department, une Position située au-dessus du département ou le CEO.
• Pour un Head of Department — une Position située au-dessus du département ou le CEO.
• Pour une Position située au-dessus d’un département — le CEO.

Cette section porte sur la logique de la hiérarchie organisationnelle. Les Access Roles sont présentés séparément dans Comment fonctionnent les Access Roles dans Enforcium.

L’Org Structure relie la structure de l’entreprise aux rôles et aux personnes qui la composent.

Au niveau de l’entreprise :

Company → Business Units → Positions → Employees

Au niveau d’une Position :

Position → Job Description → Employees → Activity History → Metrics Access

Les utilisateurs peuvent ainsi passer de la question « Comment notre entreprise est-elle structurée ? » à des questions plus précises, par exemple

• Qui occupe cette Position
• De quoi cette Position est-elle responsable
• À quels processus participe-t-elle
• À quelles métriques a-t-elle accès