Comment ajouter des directives à un processus

Un processus est plus facile à suivre lorsque chaque étape contient les informations dont les employés ont besoin au moment où ils réalisent le travail. Ajoutez des Guidelines à un processus dans Enforcium pour associer des instructions internes ou des ressources utiles directement à une Action Step.

Les Guidelines sont des instructions ou des ressources supplémentaires associées à une Action Step précise d’un processus. Elles donnent aux employés davantage de contexte sur la manière de réaliser une étape donnée.

Deux options sont disponibles :

Create guideline

Créer une instruction interne directement dans Enforcium.

Add link

Ajouter un lien vers une ressource interne ou externe.

Les Guidelines fonctionnent avec les autres paramètres de l’Action Step, tels que Responsible positions, Process Stage, Value Impact Status, Linked metrics et Description. Ensemble, ces champs fournissent les informations nécessaires pour comprendre et réaliser l’étape.

Les Guidelines sont utiles chaque fois qu’une Action Step nécessite des connaissances, des instructions ou des ressources complémentaires.

Une guideline peut contenir :

• des règles ou des instructions internes ;
• des modèles que les employés doivent utiliser ;
• des documents de référence ;
• des liens vers des systèmes internes ;
• des ressources externes ;
• des informations détaillées qui accompagnent l’étape.

Gardez la structure principale du processus concise. Ajoutez des instructions plus détaillées là où les employés en ont besoin.

Par exemple, un processus financier peut inclure un step Examiner une demande de dépense avec une guideline contenant les règles de validation de l’entreprise et un lien vers le formulaire de dépense correspondant. L’employé peut ouvrir la ressource directement depuis le step pendant qu’il réalise le travail.

Ouvrez le processus concerné et passez en Edit mode. Sélectionnez l’Action Step à laquelle vous souhaitez ajouter des informations complémentaires.

Dans la section Guidelines, cliquez sur l’icône +.

Un menu s’affiche avec deux options :

• Create guideline
• Add link

Choisissez l’option qui correspond aux informations que vous souhaitez fournir.

Sélectionnez Create guideline pour rédiger une instruction directement pour l’Action Step.

La fenêtre Create Guideline contient :

Guideline title

Saisissez un nom clair qui aide les employés à reconnaître rapidement la ressource.

Description

Ajoutez les instructions, les règles ou le contexte utile associés à l’étape.

La description peut expliquer la procédure à suivre, les conditions importantes, les exigences de qualité ou d’autres détails que les employés doivent connaître avant de réaliser le travail.

Une fois les informations complètes, cliquez sur Create Guideline. La nouvelle guideline apparaît dans l’Action Step.

Choisissez Add link lorsque les informations nécessaires existent déjà dans une autre ressource.

La fenêtre Add Link contient deux champs :

Link title

Saisissez le nom qui sera affiché pour la ressource.

URL

Saisissez l’adresse de la ressource interne ou externe.

Cliquez sur Add Link pour associer la ressource à l’Action Step.

Cette option est utile pour les documents, les modèles, les bases de connaissances, les formulaires, les outils internes ou d’autres ressources web dont les employés ont régulièrement besoin pour réaliser un processus.

Une fois que vous avez créé une guideline ou ajouté un lien, celui-ci apparaît dans la section Guidelines de l’Action Step.

Chaque ressource s’affiche comme un élément distinct. Les employés peuvent ouvrir l’instruction ou la ressource concernée directement depuis le step du processus.

Cela crée un lien concret entre le processus documenté et les connaissances nécessaires pour le réaliser. L’employé accède aux informations pertinentes à l’endroit même où le travail est effectué.