Comment créer et modifier des étapes de processus dans Enforcium

Chaque processus dans Enforcium se compose d’Action Steps individuelles, c’est-à-dire des actions ou des étapes concrètes que l’équipe réalise dans le cadre du processus.

Par exemple, un processus de prise en charge d’un nouveau client pourrait inclure :

Nouveau lead reçu

↓

Qualifier le lead

↓

Mener l’appel de découverte

↓

Préparer la proposition commerciale

↓

Signer le contrat

↓

Lancer l’onboarding du client

Pour chaque étape, vous pouvez définir

• ce qui doit être fait
• qui en est responsable
• le rôle de l’étape dans le processus
• la valeur qu’elle crée
• les métriques auxquelles elle est connectée

Pour modifier la structure du processus ou configurer ses étapes, ouvrez le processus concerné et activez Edit mode en haut de la page.

En View mode, le processus est accessible à l’équipe pour être consulté et utilisé.

En Edit mode, vous pouvez modifier sa structure et configurer chaque Action Step.

Lorsque vous créez ou modifiez une étape, la fenêtre Action Step s’ouvre. Vous pouvez y configurer ses principaux paramètres.

Pour chaque étape, vous pouvez définir :

• Step — le nom de l’étape
• Process Stage — le rôle de l’étape dans le processus
• Value Impact Status — son impact sur la valeur
• Responsible positions — les postes responsables de l’étape
• Linked metrics — les métriques connectées
• Description — les informations détaillées sur l’étape
• Guidelines — des instructions internes ou des liens vers des ressources complémentaires

Cliquez sur Save changes lorsque vous avez terminé.

Utilisez le champ Step pour nommer l’action ou l’étape concernée.

Choisissez un nom qui indique clairement ce qui doit se passer à cette étape, même sans explication supplémentaire.

Par exemple, au lieu de :

Client

utilisez :

Qualifier le nouveau lead

ou :

Mener l’appel de découverte

La structure du processus reste ainsi lisible en un coup d’œil.

Le champ Process Stage définit le rôle de l’étape dans le cycle global du processus.

Quatre options sont disponibles :

• PLAN — préparation, définition ou alignement avant l’exécution.
• DO — exécution du travail principal.
• CHECK — vérification du résultat ou identification des problèmes.
• ACT — mise en place d’améliorations ou finalisation du résultat.

Par exemple :

Préparer l’appel de découverte → PLAN

Mener l’appel de découverte → DO

Analyser les besoins du client → CHECK

Mettre à jour la proposition selon les retours → ACT

Pour en savoir plus sur cette logique, consultez Comment fonctionnent les Process Stages dans Enforcium.

Le champ Value Impact Status indique la valeur créée par une étape donnée.

Options disponibles :

• CLIENT VALUE ADDED — améliore le résultat ou l’expérience du client.
• BUSINESS VALUE ADDED — soutient les opérations et la croissance de l’entreprise.
• WASTE — consomme des ressources sans impact clair.
• N/A — l’impact sur la valeur n’a pas été défini.

Par exemple, une consultation client peut être Client Value Added, une revue interne de contrat peut être Business Value Added, et la saisie manuelle des mêmes données dans plusieurs systèmes peut être Waste.

Pour en savoir plus, consultez Comment utiliser Value Impact Status dans Enforcium.

Utilisez Responsible positions pour attribuer les postes responsables de l’étape.

Par exemple, un même processus peut impliquer plusieurs spécialistes :

Qualifier le lead → Sales Manager

Préparer la proposition commerciale → Sales Manager

Préparer les visuels → Designer

Vérifier le contrat → Legal

Lancer l’onboarding → Customer Success Manager

Vous pouvez attribuer plusieurs postes responsables à une même Action Step si nécessaire.

C’est particulièrement utile pour les processus qui impliquent plusieurs rôles ou départements. La responsabilité de chaque étape reste clairement définie au sein du processus.

Utilisez Linked metrics pour connecter une Action Step à une ou plusieurs métriques Enforcium.

Par exemple :

ou :

La connexion à une métrique apporte du contexte à l’étape. L’équipe voit ce qui doit être fait et quel résultat mesurable ce travail soutient.

Utilisez Description pour expliquer plus en détail comment réaliser l’étape.

Vous pouvez ajouter le contexte pertinent, les conditions, les règles, les critères d’achèvement ou toute autre information dont l’employé a besoin.

Par exemple, pour Qualifier le nouveau lead, la description pourrait préciser :

• les critères utilisés pour la qualification ;
• les informations à vérifier ;
• ce qui constitue une réalisation réussie ;
• à quel moment le lead doit passer à l’étape suivante.

Le nom de l’étape indique ce qu’il faut faire, tandis que la Description peut expliquer comment le faire.

Si une étape nécessite une instruction spécifique ou une ressource complémentaire, utilisez Add guidelines.

Deux options sont disponibles :

• Create guideline — créer une instruction interne pour l’étape.
• Add link — ajouter un lien vers une ressource interne ou externe.

Par exemple, Mener l’appel de découverte pourrait inclure une directive décrivant la structure de l’appel et un lien vers un modèle de prise de notes.

Préparer la proposition commerciale pourrait inclure un modèle de proposition.

Mettre à jour le CRM pourrait inclure des instructions pour remplir les champs obligatoires.

Les ressources utiles restent ainsi directement dans l’étape du processus où elles sont nécessaires.

Pour modifier une Action Step existante :

• Ouvrez le processus.
• Activez Edit mode.
• Ouvrez l’étape concernée.
• Cliquez sur Edit.
• Mettez à jour les paramètres nécessaires.
• Cliquez sur Save changes.

Vous pouvez mettre à jour les postes responsables, les descriptions, le Process Stage, le Value Impact Status, les métriques liées ou les directives à mesure que le travail de l’équipe évolue.

Si une Action Step n’est plus nécessaire, vous pouvez la supprimer en Edit mode avec Delete.

Avant de supprimer une étape, vérifiez qu’elle ne fait plus partie du processus et qu’aucune information pertinente ne doit être transférée vers une autre Action Step.

Lorsqu’un poste est désigné comme responsable d’une Action Step, le processus concerné apparaît dans le profil de l’utilisateur qui occupe ce poste.

Dans Job Description → Linked Processes, l’employé peut voir les processus auxquels son poste participe.

Lorsqu’un processus est déplié, les étapes spécifiques associées à ce poste s’affichent.

La Job Description est ainsi reliée au travail opérationnel réel de l’employé. Celui-ci voit les processus auxquels il participe et les étapes dont il est responsable.

Imaginons un processus Acquisition de nouveaux clients comportant une étape Mener l’appel de découverte.

Elle pourrait être configurée ainsi :

L’étape contient désormais bien plus qu’un simple nom d’action.

Elle répond à plusieurs questions clés :

• ce qui doit être fait
• qui le fait
• le rôle de l’action dans le processus
• la valeur qu’elle crée
• le résultat qu’elle soutient
• où trouver les instructions pour la réaliser

Ces Action Steps constituent la base d’un processus d’entreprise clair et structuré.