Cómo usar Value Impact Status en Enforcium

Value Impact Status te ayuda a evaluar cada paso de un proceso según el valor que crea para el cliente o para el negocio.

Una vez documentado un proceso, conviene revisar cada paso y preguntarse:

«¿Por qué realizamos este paso y qué valor crea?»

Enforcium ofrece cuatro estados:

CLIENT VALUE ADDED → BUSINESS VALUE ADDED → WASTE → N/A

CLIENT VALUE ADDED: mejora la experiencia o los resultados del cliente.

Usa Client Value Added cuando un paso crea valor directamente para el cliente o influye en el resultado que recibe.

Por ejemplo:

• Realizar una consulta con el cliente
• Preparar una solución según las necesidades del cliente
• Configurar el producto para el cliente
• Resolver el problema del cliente

Estos pasos contribuyen directamente a un mejor resultado o una mejor experiencia para el cliente.

BUSINESS VALUE ADDED: apoya las operaciones y el crecimiento del negocio.

Usa Business Value Added cuando un paso apoya las operaciones, el control o el crecimiento de la empresa, aunque el cliente no vea directamente su resultado.

Por ejemplo:

• Revisar un contrato antes de firmarlo
• Actualizar la información en el CRM
• Aprobar un presupuesto
• Registrar los resultados del trabajo
• Comprobar el cumplimiento de los requisitos internos

Es posible que el cliente no interactúe directamente con estas acciones. Contribuyen a que el negocio funcione de forma estable y eficaz.

WASTE: consume recursos sin un impacto claro.

Usa Waste para los pasos que consumen tiempo u otros recursos sin un impacto claro en el resultado para el cliente o para el negocio.

Por ejemplo, un equipo puede estar haciendo habitualmente lo siguiente:

• Transferir manualmente los mismos datos entre varios sistemas
• Crear un informe que nadie utiliza
• Recoger varias aprobaciones cuando basta con una
• Duplicar información en distintos documentos

Marcar un paso como Waste no significa que deba eliminarse de inmediato. Es una señal para revisar por qué existe ese paso y si el proceso puede simplificarse.

N/A: impacto de valor no especificado.

Usa N/A cuando el impacto de valor de un paso no se ha definido o todavía no es necesario clasificarlo.

Así puedes construir un proceso sin evaluar cada paso de inmediato.

Abre el proceso correspondiente y activa el Edit mode.

Selecciona el Action Step que quieres editar y abre el campo Value Impact Status.

Elige una de las cuatro opciones:

CLIENT VALUE ADDED

BUSINESS VALUE ADDED

WASTE

N/A

Después, haz clic en Save changes.

El estado se asigna a un paso concreto, por lo que distintos pasos del mismo proceso pueden tener un impacto de valor diferente.

Veamos un proceso simplificado para trabajar con un nuevo cliente.

Realizar una discovery call

→ Client Value Added

El equipo identifica las necesidades del cliente y puede proponer una solución adecuada.

Preparar una propuesta personalizada

→ Client Value Added

El cliente recibe una solución adaptada a su situación.

Revisar el contrato

→ Business Value Added

Este paso protege a la empresa al garantizar que la colaboración queda documentada correctamente.

Introducir la información del deal en el CRM

→ Business Value Added

Los datos sirven para el trabajo posterior, los informes y el seguimiento.

Introducir manualmente los mismos datos en otra hoja de cálculo interna

→ Posiblemente Waste

Si la información simplemente se duplica y la hoja de cálculo no aporta ningún valor adicional, el equipo puede revisar si este paso es necesario.

Aquí es donde Value Impact Status resulta útil para analizar los procesos.

Imagina un proceso con 20 pasos.

Al principio, todos los pasos pueden parecer necesarios porque el equipo siempre ha trabajado así.

Después de clasificarlos, el proceso podría quedar así:

7 pasos → Client Value Added

8 pasos → Business Value Added

3 pasos → Waste

2 pasos → N/A

Ahora el proceso puede revisarse de forma más sistemática.

Para los pasos marcados como Waste, pregúntate:

• ¿Se puede eliminar este paso?
• ¿Se puede automatizar?
• ¿Duplica otra acción?
• ¿Se puede reducir el número de aprobaciones?
• ¿Alguien en la empresa necesita el resultado de este paso?

Value Impact Status ayuda al equipo a identificar posibles áreas de optimización y analizarlas en conjunto.

Value Impact Status y Process Stage describen aspectos distintos de un paso del proceso.

Process Stage responde a la pregunta:

«¿Qué papel cumple este paso en el proceso?»

PLAN → preparación

DO → ejecución

CHECK → revisión

ACT → seguimiento o mejora

Value Impact Status responde a la pregunta:

«¿Qué valor crea este paso?»

CLIENT VALUE ADDED → valor para el cliente

BUSINESS VALUE ADDED → valor para el negocio

WASTE → sin valor claro

N/A → no especificado

Un mismo paso puede tener ambos parámetros.

Por ejemplo:

O bien:

Juntos aportan dos niveles de contexto: qué hace el paso dentro del proceso y por qué es importante.

Puedes clasificar los pasos mientras construyes un proceso o revisarlos más adelante.

Value Impact resulta especialmente útil cuando el equipo quiere analizar un proceso existente y entender dónde se crea valor y dónde puede haberse acumulado trabajo innecesario.

Por ejemplo,

si un proceso se ha vuelto demasiado largo, implica mucho trabajo manual

o

el equipo se encuentra habitualmente con burocracia innecesaria,

revisa cada paso y asígnale un Value Impact Status.

El resultado es un proceso que puede analizarse, ajustarse y mejorarse con el tiempo.