So verwenden Sie den Value Impact Status in Enforcium

Mit dem Value Impact Status bewerten Sie jeden Prozessschritt danach, welchen Wert er für den Kunden oder das Unternehmen schafft.

Sobald ein Prozess dokumentiert ist, lohnt es sich, jeden Schritt zu betrachten und zu fragen:

„Warum führen wir diesen Schritt aus und welchen Wert schafft er?“

Enforcium bietet vier Status:

CLIENT VALUE ADDED → BUSINESS VALUE ADDED → WASTE → N/A

CLIENT VALUE ADDED — verbessert die Erfahrung oder die Ergebnisse des Kunden.

Verwenden Sie Client Value Added, wenn ein Schritt direkt Wert für den Kunden schafft oder das Ergebnis beeinflusst, das er erhält.

Zum Beispiel:

• Eine Kundenberatung durchführen
• Eine Lösung auf Basis der Kundenbedürfnisse vorbereiten
• Das Produkt für den Kunden konfigurieren
• Das Problem des Kunden lösen

Diese Schritte tragen direkt zu einem besseren Ergebnis oder einer besseren Erfahrung für den Kunden bei.

BUSINESS VALUE ADDED — unterstützt den Geschäftsbetrieb und das Wachstum.

Verwenden Sie Business Value Added, wenn ein Schritt den Betrieb, die Kontrolle oder das Wachstum des Unternehmens unterstützt, auch wenn der Kunde das Ergebnis nicht direkt sieht.

Zum Beispiel:

• Einen Vertrag vor der Unterzeichnung prüfen
• Informationen im CRM aktualisieren
• Ein Budget freigeben
• Arbeitsergebnisse dokumentieren
• Die Einhaltung interner Vorgaben prüfen

Der Kunde kommt mit diesen Aktionen möglicherweise nicht direkt in Berührung. Sie sorgen für einen stabilen und effektiven Geschäftsbetrieb.

WASTE — verbraucht Ressourcen ohne klaren Nutzen.

Verwenden Sie Waste für Schritte, die Zeit oder andere Ressourcen verbrauchen, ohne einen klaren Einfluss auf das Ergebnis für den Kunden oder das Unternehmen zu haben.

Zum Beispiel könnte ein Team regelmäßig:

• dieselben Daten manuell zwischen mehreren Systemen übertragen
• einen Bericht erstellen, den niemand nutzt
• mehrere Freigaben einholen, obwohl eine ausreicht
• Informationen in verschiedenen Dokumenten doppelt pflegen

Wenn Sie einen Schritt als Waste markieren, bedeutet das nicht, dass er sofort entfernt werden sollte. Es ist ein Signal, zu prüfen, warum der Schritt existiert und ob sich der Prozess vereinfachen lässt.

N/A — Value Impact nicht festgelegt.

Verwenden Sie N/A, wenn der Value Impact eines Schritts noch nicht definiert wurde oder noch nicht eingeordnet werden muss.

So können Sie einen Prozess aufbauen, ohne jeden Schritt sofort bewerten zu müssen.

Öffnen Sie den gewünschten Prozess und aktivieren Sie den Edit mode.

Wählen Sie den Action Step, den Sie bearbeiten möchten, und öffnen Sie das Feld Value Impact Status.

Wählen Sie eine der vier Optionen:

CLIENT VALUE ADDED

BUSINESS VALUE ADDED

WASTE

N/A

Klicken Sie anschließend auf Save changes.

Der Status wird dem jeweiligen Schritt zugewiesen. Verschiedene Schritte innerhalb desselben Prozesses können also einen unterschiedlichen Value Impact haben.

Betrachten wir einen vereinfachten Prozess für die Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden.

Einen Discovery Call durchführen

→ Client Value Added

Das Team ermittelt die Bedürfnisse des Kunden und kann eine passende Lösung vorschlagen.

Ein individuelles Angebot vorbereiten

→ Client Value Added

Der Kunde erhält eine Lösung, die auf seine Situation zugeschnitten ist.

Den Vertrag prüfen

→ Business Value Added

Dieser Schritt unterstützt das Unternehmen, indem er sicherstellt, dass die Zusammenarbeit korrekt dokumentiert ist.

Die Deal-Informationen im CRM erfassen

→ Business Value Added

Die Daten unterstützen die weitere Arbeit, das Reporting und das Follow-up.

Dieselben Daten manuell in eine weitere interne Tabelle eintragen

→ Möglicherweise Waste

Wenn die Informationen lediglich dupliziert werden und die Tabelle keinen zusätzlichen Wert bietet, kann das Team prüfen, ob dieser Schritt notwendig ist.

Genau hier wird der Value Impact Status für die Prozessanalyse nützlich.

Stellen Sie sich einen Prozess mit 20 Schritten vor.

Auf den ersten Blick wirkt jeder Schritt notwendig, weil das Team schon immer so gearbeitet hat.

Nach der Einordnung könnte der Prozess so aussehen:

7 Schritte → Client Value Added

8 Schritte → Business Value Added

3 Schritte → Waste

2 Schritte → N/A

Der Prozess lässt sich jetzt systematischer überprüfen.

Fragen Sie bei Schritten, die als Waste markiert sind:

• Kann dieser Schritt entfernt werden?
• Kann er automatisiert werden?
• Dupliziert er eine andere Aktion?
• Lässt sich die Anzahl der Freigaben reduzieren?
• Braucht jemand im Unternehmen das Ergebnis dieses Schritts?

Der Value Impact Status hilft dem Team, mögliche Optimierungsbereiche zu erkennen und gemeinsam zu besprechen.

Value Impact Status und Process Stage beschreiben unterschiedliche Aspekte eines Prozessschritts.

Process Stage beantwortet die Frage:

„Welche Rolle spielt dieser Schritt im Prozess?“

PLAN → Vorbereitung

DO → Ausführung

CHECK → Überprüfung

ACT → Follow-up oder Verbesserung

Value Impact Status beantwortet die Frage:

„Welchen Wert schafft dieser Schritt?“

CLIENT VALUE ADDED → Wert für den Kunden

BUSINESS VALUE ADDED → Wert für das Unternehmen

WASTE → kein klarer Wert

N/A → nicht festgelegt

Ein einzelner Schritt kann beide Parameter haben.

Zum Beispiel:

Oder:

Zusammen liefern sie zwei Ebenen an Kontext: was der Schritt im Prozess leistet und warum er wichtig ist.

Sie können Schritte schon beim Aufbau eines Prozesses einordnen oder sie später überprüfen.

Value Impact ist besonders hilfreich, wenn das Team einen bestehenden Prozess untersuchen und verstehen möchte, wo Wert entsteht und wo sich unnötige Arbeit angesammelt haben könnte.

Zum Beispiel,

wenn ein Prozess zu lang geworden ist und viel manuelle Arbeit erfordert

oder

das Team regelmäßig auf unnötige Bürokratie stößt,

überprüfen Sie jeden Schritt und weisen Sie ihm einen Value Impact Status zu.

Das Ergebnis ist ein Prozess, der sich mit der Zeit analysieren, verfeinern und verbessern lässt.