Jak tworzyć i edytować kroki procesu w Enforcium

Każdy proces w Enforcium składa się z pojedynczych Action Steps, czyli konkretnych działań lub etapów, które zespół realizuje w ramach procesu.

Na przykład proces pracy z nowym klientem może obejmować:

Otrzymanie nowego leada

↓

Kwalifikacja leada

↓

Przeprowadzenie rozmowy discovery

↓

Przygotowanie oferty

↓

Podpisanie umowy

↓

Rozpoczęcie onboardingu klienta

Dla każdego kroku możesz określić

• co należy zrobić
• kto jest odpowiedzialny
• jaką rolę krok pełni w procesie
• jaką wartość tworzy
• z którymi metrykami jest powiązany

Aby zmienić strukturę procesu lub skonfigurować jego kroki, otwórz odpowiedni proces i włącz Edit mode u góry strony.

W View mode proces jest dostępny dla zespołu do przeglądania i korzystania.

W Edit mode możesz zmienić jego strukturę i skonfigurować poszczególne Action Steps.

Podczas tworzenia lub edytowania kroku otwiera się okno Action Step. Możesz tu skonfigurować jego główne ustawienia.

Dla każdego kroku możesz określić:

• Step — nazwę kroku
• Process Stage — rolę kroku w procesie
• Value Impact Status — jego wpływ na wartość
• Responsible positions — stanowiska odpowiedzialne za krok
• Linked metrics — powiązane metryki
• Description — szczegółowe informacje o kroku
• Guidelines — wewnętrzne instrukcje lub linki do dodatkowych zasobów

Po zakończeniu kliknij Save changes.

W polu Step wpisz nazwę konkretnego działania lub etapu.

Wybierz nazwę, która jasno pokazuje, co powinno się wydarzyć na tym etapie, nawet bez dodatkowych wyjaśnień.

Na przykład zamiast:

Klient

użyj:

Kwalifikacja nowego leada

lub:

Przeprowadzenie rozmowy discovery

Dzięki temu struktura procesu jest czytelna na pierwszy rzut oka.

Pole Process Stage określa rolę kroku w całym cyklu procesu.

Dostępne są cztery opcje:

• PLAN — przygotowanie, zdefiniowanie lub uzgodnienie działań przed realizacją.
• DO — wykonanie głównej pracy.
• CHECK — sprawdzenie rezultatu lub identyfikacja problemów.
• ACT — wprowadzenie usprawnień lub sfinalizowanie rezultatu.

Na przykład:

Przygotowanie do rozmowy discovery → PLAN

Przeprowadzenie rozmowy discovery → DO

Analiza wymagań klienta → CHECK

Aktualizacja oferty na podstawie informacji zwrotnej → ACT

Więcej o tej logice przeczytasz w artykule Jak działają Process Stages w Enforcium.

Pole Value Impact Status pokazuje, jaką wartość tworzy dany krok.

Dostępne opcje:

• CLIENT VALUE ADDED — poprawia rezultat lub doświadczenie klienta.
• BUSINESS VALUE ADDED — wspiera działalność i rozwój firmy.
• WASTE — zużywa zasoby bez wyraźnego wpływu.
• N/A — wpływ na wartość nie został określony.

Na przykład konsultacja z klientem może mieć status Client Value Added, wewnętrzna weryfikacja umowy — Business Value Added, a ręczne powielanie tych samych danych w kilku systemach — Waste.

Więcej przeczytasz w artykule Jak korzystać z Value Impact Status w Enforcium.

Użyj pola Responsible positions, aby przypisać stanowiska odpowiedzialne za krok.

Na przykład w jednym procesie może uczestniczyć kilku specjalistów:

Kwalifikacja leada → Sales Manager

Przygotowanie oferty → Sales Manager

Przygotowanie materiałów wizualnych → Designer

Weryfikacja umowy → Legal

Rozpoczęcie onboardingu → Customer Success Manager

W razie potrzeby możesz przypisać kilka odpowiedzialnych stanowisk do jednego Action Step.

Jest to szczególnie przydatne w procesach, w których uczestniczy kilka ról lub działów. Odpowiedzialność za każdy etap pozostaje jasno określona w ramach procesu.

Użyj pola Linked metrics, aby połączyć Action Step z jedną lub kilkoma metrykami w Enforcium.

Na przykład:

lub:

Powiązanie z metryką dodaje krokowi kontekstu. Zespół widzi, co należy zrobić i jaki mierzalny rezultat wspiera ta praca.

Użyj pola Description, aby bardziej szczegółowo wyjaśnić, jak należy zrealizować krok.

Możesz dodać istotny kontekst, warunki, zasady, kryteria ukończenia lub inne informacje potrzebne pracownikowi.

Na przykład dla kroku Kwalifikacja nowego leada opis może zawierać:

• kryteria stosowane przy kwalifikacji;
• informacje, które należy sprawdzić;
• co oznacza pomyślne ukończenie;
• kiedy lead powinien przejść do kolejnego etapu.

Nazwa kroku pokazuje, co zrobić, a Description może wyjaśniać, jak to zrobić.

Jeśli krok wymaga konkretnej instrukcji lub dodatkowego zasobu, użyj opcji Add guidelines.

Dostępne są dwie opcje:

• Create guideline — utworzenie wewnętrznej instrukcji dla kroku.
• Add link — dodanie linku do zasobu wewnętrznego lub zewnętrznego.

Na przykład krok Przeprowadzenie rozmowy discovery może zawierać wytyczne ze strukturą rozmowy i link do szablonu notatek.

Krok Przygotowanie oferty może zawierać szablon oferty.

Krok Aktualizacja CRM może zawierać instrukcje uzupełniania wymaganych pól.

Dzięki temu potrzebne zasoby znajdują się bezpośrednio w tym kroku procesu, w którym są wykorzystywane.

Aby zmienić istniejący Action Step:

• Otwórz proces.
• Włącz Edit mode.
• Otwórz odpowiedni krok.
• Kliknij Edit.
• Zaktualizuj potrzebne ustawienia.
• Kliknij Save changes.

W miarę zmian w pracy zespołu możesz aktualizować odpowiedzialne stanowiska, opisy, Process Stage, Value Impact Status, powiązane metryki lub wytyczne.

Jeśli Action Step nie jest już potrzebny, możesz go usunąć w Edit mode za pomocą opcji Delete.

Przed usunięciem kroku upewnij się, że nie jest on już częścią procesu i że żadnych istotnych informacji nie trzeba przenieść do innego Action Step.

Gdy stanowisko zostanie przypisane jako odpowiedzialne za Action Step, powiązany proces pojawia się w profilu użytkownika, który zajmuje to stanowisko.

W sekcji Job Description → Linked Processes pracownik widzi procesy, w których uczestniczy jego stanowisko.

Po rozwinięciu procesu wyświetlane są konkretne kroki powiązane z tym stanowiskiem.

W ten sposób Job Description łączy się z rzeczywistą pracą operacyjną pracownika. Pracownik widzi, w jakich procesach uczestniczy i za które kroki odpowiada.

Wyobraź sobie proces Pozyskiwanie nowego klienta z krokiem Przeprowadzenie rozmowy discovery.

Można go skonfigurować w następujący sposób:

Krok zawiera teraz coś więcej niż nazwę działania.

Odpowiada na kilka kluczowych pytań:

• co należy zrobić
• kto to robi
• jaką rolę działanie pełni w procesie
• jaką wartość tworzy
• jaki rezultat wspiera
• gdzie znaleźć instrukcje dotyczące jego realizacji

Takie Action Steps stanowią podstawę przejrzystego i uporządkowanego procesu w firmie.