So erstellen und bearbeiten Sie Prozessschritte in Enforcium

Jeder Prozess in Enforcium besteht aus einzelnen Action Steps. Das sind konkrete Aktionen oder Etappen, die das Team im Rahmen des Prozesses ausführt.

Ein Prozess für die Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden könnte zum Beispiel Folgendes umfassen:

Neuer Lead eingegangen

↓

Lead qualifizieren

↓

Discovery Call durchführen

↓

Angebot vorbereiten

↓

Vertrag unterzeichnen

↓

Kunden-Onboarding starten

Für jeden Schritt können Sie festlegen,

• was getan werden muss
• wer verantwortlich ist
• welche Rolle der Schritt im Prozess spielt
• welchen Wert er schafft
• mit welchen Metriken er verbunden ist

Um die Prozessstruktur zu ändern oder die Schritte zu konfigurieren, öffnen Sie den gewünschten Prozess und aktivieren Sie oben auf der Seite den Edit mode.

Im View mode steht der Prozess dem Team zur Ansicht und Nutzung zur Verfügung.

Im Edit mode können Sie seine Struktur ändern und einzelne Action Steps konfigurieren.

Wenn Sie einen Schritt erstellen oder bearbeiten, öffnet sich das Fenster Action Step. Hier können Sie seine wichtigsten Einstellungen konfigurieren.

Für jeden Schritt können Sie Folgendes festlegen:

• Step — der Name des Schritts
• Process Stage — die Rolle des Schritts im Prozess
• Value Impact Status — sein Einfluss auf die Wertschöpfung
• Responsible positions — die für den Schritt verantwortlichen Positionen
• Linked metrics — verbundene Metriken
• Description — detaillierte Informationen zum Schritt
• Guidelines — interne Anleitungen oder Links zu weiteren Ressourcen

Klicken Sie anschließend auf Save changes.

Verwenden Sie das Feld Step, um die konkrete Aktion oder Etappe zu benennen.

Wählen Sie einen Namen, der auch ohne weitere Erklärung deutlich macht, was in dieser Etappe passieren soll.

Verwenden Sie zum Beispiel statt:

Kunde

lieber:

Neuen Lead qualifizieren

oder:

Discovery Call durchführen

So bleibt die Prozessstruktur auf einen Blick verständlich.

Das Feld Process Stage definiert die Rolle des Schritts im gesamten Prozesszyklus.

Vier Optionen stehen zur Verfügung:

• PLAN — Vorbereitung, Definition oder Abstimmung vor der Umsetzung.
• DO — Ausführung der eigentlichen Arbeit.
• CHECK — Überprüfung des Ergebnisses oder Erkennen von Problemen.
• ACT — Verbesserungen vornehmen oder das Ergebnis abschließen.

Zum Beispiel:

Discovery Call vorbereiten → PLAN

Discovery Call durchführen → DO

Kundenanforderungen prüfen → CHECK

Angebot auf Basis des Feedbacks aktualisieren → ACT

Mehr zu dieser Logik erfahren Sie im Artikel So funktionieren Process Stages in Enforcium.

Das Feld Value Impact Status zeigt, welchen Wert ein bestimmter Schritt schafft.

Verfügbare Optionen:

• CLIENT VALUE ADDED — verbessert das Ergebnis oder die Erfahrung des Kunden.
• BUSINESS VALUE ADDED — unterstützt den Geschäftsbetrieb und das Wachstum.
• WASTE — verbraucht Ressourcen ohne klaren Nutzen.
• N/A — der Einfluss auf die Wertschöpfung wurde nicht festgelegt.

Eine Kundenberatung kann zum Beispiel Client Value Added sein, eine interne Vertragsprüfung Business Value Added und das manuelle Duplizieren derselben Daten in mehreren Systemen Waste.

Mehr dazu erfahren Sie im Artikel So verwenden Sie den Value Impact Status in Enforcium.

Verwenden Sie Responsible positions, um die für den Schritt verantwortlichen Positionen zuzuweisen.

An einem Prozess können zum Beispiel mehrere Fachkräfte beteiligt sein:

Lead qualifizieren → Sales Manager

Angebot vorbereiten → Sales Manager

Visuals vorbereiten → Designer

Vertrag prüfen → Legal

Onboarding starten → Customer Success Manager

Bei Bedarf können Sie einem Action Step mehrere verantwortliche Positionen zuweisen.

Das ist besonders hilfreich bei Prozessen, an denen mehrere Rollen oder Abteilungen beteiligt sind. Die Verantwortung für jede Etappe bleibt innerhalb des Prozesses klar definiert.

Verwenden Sie Linked metrics, um einen Action Step mit einer oder mehreren Metriken in Enforcium zu verbinden.

Zum Beispiel:

oder:

Die Verbindung mit einer Metrik gibt dem Schritt zusätzlichen Kontext. Das Team sieht, was getan werden muss und welches messbare Ergebnis die Arbeit unterstützt.

Verwenden Sie Description, um genauer zu erklären, wie der Schritt ausgeführt werden soll.

Sie können relevanten Kontext, Bedingungen, Regeln, Abschlusskriterien oder andere Informationen hinzufügen, die der Mitarbeitende benötigt.

Für Neuen Lead qualifizieren könnte die Beschreibung zum Beispiel Folgendes enthalten:

• welche Kriterien für die Qualifizierung verwendet werden;
• welche Informationen geprüft werden müssen;
• was als erfolgreicher Abschluss gilt;
• wann der Lead in die nächste Etappe übergehen soll.

Der Name des Schritts zeigt, was zu tun ist, während die Description erklären kann, wie es zu tun ist.

Wenn ein Schritt eine bestimmte Anleitung oder eine zusätzliche Ressource erfordert, verwenden Sie Add guidelines.

Zwei Optionen stehen zur Verfügung:

• Create guideline — eine interne Anleitung für den Schritt erstellen.
• Add link — einen Link zu einer internen oder externen Ressource hinzufügen.

Discovery Call durchführen könnte zum Beispiel eine Guideline mit dem Gesprächsablauf und einen Link zu einer Vorlage für Notizen enthalten.

Angebot vorbereiten könnte eine Angebotsvorlage enthalten.

CRM aktualisieren könnte eine Anleitung zum Ausfüllen der Pflichtfelder enthalten.

So bleiben die relevanten Ressourcen direkt in dem Prozessschritt, in dem sie gebraucht werden.

So ändern Sie einen bestehenden Action Step:

• Öffnen Sie den Prozess.
• Aktivieren Sie den Edit mode.
• Öffnen Sie den gewünschten Schritt.
• Klicken Sie auf Edit.
• Aktualisieren Sie die erforderlichen Einstellungen.
• Klicken Sie auf Save changes.

Sie können verantwortliche Positionen, Beschreibungen, Process Stage, Value Impact Status, verknüpfte Metriken oder Guidelines aktualisieren, wenn sich die Arbeit des Teams weiterentwickelt.

Wenn ein Action Step nicht mehr benötigt wird, können Sie ihn im Edit mode über Delete löschen.

Prüfen Sie vor dem Löschen, dass der Schritt nicht mehr Teil des Prozesses ist und dass keine relevanten Informationen in einen anderen Action Step übertragen werden müssen.

Wenn eine Position als verantwortlich für einen Action Step zugewiesen wird, erscheint der zugehörige Prozess im Profil des Nutzers, der diese Position innehat.

Unter Job Description → Linked Processes sieht der Mitarbeitende die Prozesse, an denen seine Position beteiligt ist.

Wenn ein Prozess aufgeklappt wird, werden die konkreten Schritte angezeigt, die mit dieser Position verbunden sind.

So wird die Job Description mit der tatsächlichen operativen Arbeit des Mitarbeitenden verbunden. Der Mitarbeitende sieht, an welchen Prozessen er beteiligt ist und für welche Schritte er verantwortlich ist.

Stellen Sie sich einen Prozess Neukundengewinnung mit dem Schritt Discovery Call durchführen vor.

Er könnte wie folgt konfiguriert werden:

Der Schritt enthält jetzt mehr als nur den Namen einer Aktion.

Er beantwortet mehrere zentrale Fragen:

• was getan werden muss
• wer es tut
• welche Rolle die Aktion im Prozess spielt
• welchen Wert sie schafft
• welches Ergebnis sie unterstützt
• wo die Anleitung zur Ausführung zu finden ist

Diese Action Steps bilden die Grundlage für einen klaren und strukturierten Unternehmensprozess.