Como criar e editar etapas de processos no Enforcium

Cada processo no Enforcium é composto por Action Steps individuais, que são ações ou etapas específicas que a equipe conclui como parte do processo.

Por exemplo, um processo de trabalho com um novo cliente pode incluir:

Novo lead recebido

↓

Qualificar lead

↓

Realizar reunião de descoberta

↓

Preparar proposta

↓

Assinar contrato

↓

Iniciar onboarding do cliente

Para cada etapa, você pode definir

• o que precisa ser feito
• quem é o responsável
• qual papel a etapa desempenha no processo
• qual valor ela gera
• a quais métricas ela está conectada

Para alterar a estrutura do processo ou configurar suas etapas, abra o processo desejado e ative o Edit mode na parte superior da página.

No View mode, o processo fica disponível para a equipe consultar e utilizar.

No Edit mode, você pode alterar sua estrutura e configurar cada Action Step.

Ao criar ou editar uma etapa, a janela Action Step é aberta. Nela, você pode configurar as principais definições da etapa.

Para cada etapa, você pode definir:

• Step — o nome da etapa
• Process Stage — o papel da etapa no processo
• Value Impact Status — seu impacto no valor
• Responsible positions — os cargos responsáveis pela etapa
• Linked metrics — as métricas conectadas
• Description — informações detalhadas sobre a etapa
• Guidelines — instruções internas ou links para recursos adicionais

Quando terminar, clique em Save changes.

Use o campo Step para dar nome à ação ou etapa específica.

Escolha um nome que deixe claro o que deve acontecer nesta etapa, mesmo sem explicações adicionais.

Por exemplo, em vez de:

Cliente

use:

Qualificar novo lead

ou:

Realizar reunião de descoberta

Assim, a estrutura do processo fica clara à primeira vista.

O campo Process Stage define o papel da etapa no ciclo geral do processo.

Há quatro opções disponíveis:

• PLAN — preparação, definição ou alinhamento antes da execução.
• DO — execução do trabalho principal.
• CHECK — revisão do resultado ou identificação de problemas.
• ACT — implementação de melhorias ou finalização do resultado.

Por exemplo:

Preparar a reunião de descoberta → PLAN

Realizar reunião de descoberta → DO

Revisar os requisitos do cliente → CHECK

Atualizar a proposta com base no feedback → ACT

Saiba mais sobre essa lógica em Como os Process Stages funcionam no Enforcium.

O campo Value Impact Status mostra qual valor uma etapa específica gera.

Opções disponíveis:

• CLIENT VALUE ADDED — melhora o resultado ou a experiência do cliente.
• BUSINESS VALUE ADDED — apoia as operações e o crescimento do negócio.
• WASTE — consome recursos sem um impacto claro.
• N/A — o impacto no valor ainda não foi definido.

Por exemplo, uma consultoria ao cliente pode ser Client Value Added, uma revisão interna de contrato pode ser Business Value Added e a duplicação manual dos mesmos dados em vários sistemas pode ser Waste.

Saiba mais em Como usar o Value Impact Status no Enforcium.

Use Responsible positions para atribuir os cargos responsáveis pela etapa.

Por exemplo, um processo pode envolver vários especialistas:

Qualificar lead → Sales Manager

Preparar proposta → Sales Manager

Preparar materiais visuais → Designer

Revisar contrato → Legal

Iniciar onboarding → Customer Success Manager

Quando necessário, você pode atribuir vários cargos responsáveis a uma mesma Action Step.

Isso é especialmente útil em processos que envolvem várias funções ou departamentos. A responsabilidade por cada etapa permanece claramente definida dentro do processo.

Use Linked metrics para conectar uma Action Step a uma ou mais métricas do Enforcium.

Por exemplo:

ou:

A conexão com uma métrica dá mais contexto à etapa. A equipe consegue ver o que precisa ser feito e qual resultado mensurável esse trabalho apoia.

Use Description para explicar com mais detalhes como a etapa deve ser concluída.

Você pode adicionar contexto relevante, condições, regras, critérios de conclusão ou qualquer outra informação de que o funcionário precise.

Por exemplo, para Qualificar novo lead, a descrição pode incluir:

• quais critérios são usados na qualificação;
• quais informações precisam ser verificadas;
• o que é considerado uma conclusão bem-sucedida;
• quando o lead deve passar para a próxima etapa.

O nome da etapa mostra o que fazer, enquanto a Description pode explicar como fazer.

Se uma etapa exigir uma instrução específica ou um recurso adicional, use Add guidelines.

Há duas opções disponíveis:

• Create guideline — crie uma instrução interna para a etapa.
• Add link — adicione um link para um recurso interno ou externo.

Por exemplo, Realizar reunião de descoberta pode incluir uma diretriz com a estrutura da reunião e um link para um modelo de anotações.

Preparar proposta pode incluir um modelo de proposta.

Atualizar o CRM pode incluir instruções para preencher os campos obrigatórios.

Assim, os recursos relevantes ficam diretamente na etapa do processo em que são necessários.

Para alterar uma Action Step existente:

• Abra o processo.
• Ative o Edit mode.
• Abra a etapa desejada.
• Clique em Edit.
• Atualize as configurações necessárias.
• Clique em Save changes.

Você pode atualizar os cargos responsáveis, as descrições, o Process Stage, o Value Impact Status, as métricas conectadas ou as diretrizes à medida que o trabalho da equipe evolui.

Se uma Action Step não for mais necessária, você pode excluí-la no Edit mode usando Delete.

Antes de excluir uma etapa, verifique se ela realmente não faz mais parte do processo e se nenhuma informação relevante precisa ser transferida para outra Action Step.

Quando um cargo é atribuído como responsável por uma Action Step, o processo relacionado aparece no perfil do usuário que ocupa esse cargo.

Em Job Description → Linked Processes, o funcionário pode ver os processos dos quais seu cargo participa.

Ao expandir um processo, são exibidas as etapas específicas conectadas a esse cargo.

Isso conecta a Job Description ao trabalho operacional real do funcionário. Ele consegue ver de quais processos participa e por quais etapas é responsável.

Imagine um processo Aquisição de novos clientes com a etapa Realizar reunião de descoberta.

Ela pode ser configurada da seguinte forma:

Agora, a etapa contém mais do que apenas o nome de uma ação.

Ela responde a várias perguntas importantes:

• o que precisa ser feito
• quem faz
• qual papel a ação desempenha no processo
• qual valor ela gera
• qual resultado ela apoia
• onde encontrar as instruções para concluí-la

Essas Action Steps formam a base de um processo claro e estruturado na empresa.