So funktioniert die Org Structure in Enforcium

Was die Org Structure zeigt

Org Structure ist eine visuelle Karte der Organisationsstruktur des Unternehmens. Hier können Sie die Unternehmenshierarchie aufbauen, Business Units und Positions anlegen, ihnen Mitarbeitende zuweisen und sehen, wie die verschiedenen Ebenen der Organisation miteinander verbunden sind.

Sie bietet einen klaren Überblick über die Unternehmensstruktur und ihre Beziehungen. Von einer bestimmten Position aus gelangen Sie zu ihren Verantwortlichkeiten, den zugewiesenen Mitarbeitenden, dem Aktivitätsverlauf, den zugehörigen Prozessen und dem Zugriff auf Metriken.

Die Organisationsstruktur wird von oben nach unten aufgebaut.

Beginnen Sie mit der Unternehmensleitung und fügen Sie die weiteren Ebenen entsprechend der tatsächlichen Struktur des Unternehmens hinzu:

CEO → Business Units / Abteilungen → Positions → Mitarbeitende

Die Struktur sollte die tatsächliche Hierarchie des Unternehmens abbilden, einschließlich der Abteilungen, der Positions darin und der Berichtswege.

In der Org Structure sehen Sie:

• das Unternehmen und seine Abteilungen
• die Hierarchie der Positions
• wer die jeweilige Position besetzt
• wie viele Mitarbeitende jeder Position zugewiesen sind
• welche Positions derzeit unbesetzt sind

In der Org Structure sind Position und Employee getrennte Konzepte.

Eine Position ist eine Rolle in der Unternehmensstruktur mit festgelegten Verantwortlichkeiten.

Zum Beispiel:

Head of Marketing

↓

Product Marketing Specialist

↓

Copywriter

Das Unternehmen legt zuerst die Positions an. Anschließend können diesen Positions konkrete Mitarbeitende zugewiesen werden.

Zum Beispiel:

Eine Position kann bereits existieren, bevor jemand dafür eingestellt wird. So kann das Unternehmen zuerst die Teamstruktur aufbauen und nach und nach Mitarbeitende zuweisen, sobald die Rollen besetzt werden.

Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt oder in eine andere Rolle wechselt, kann die Position für den nächsten Mitarbeitenden in der Org Structure erhalten bleiben.

Je nach Unternehmensstruktur können auch mehrere Mitarbeitende dieselbe Position besetzen.

Die Org Structure ist daher um Rollen und Verantwortlichkeiten herum aufgebaut, und die Mitarbeitenden werden diesen Rollen zugewiesen.

Um einen neuen Mitarbeitenden hinzuzufügen, weisen Sie ihn der passenden Position zu und geben Sie seine geschäftliche E-Mail-Adresse ein.

Enforcium sendet dann automatisch eine Einladung an diese E-Mail-Adresse.

Der Ablauf sieht so aus:

Position → Add Employee → Geschäftliche E-Mail eingeben → Einladung senden → Mitarbeitender öffnet den Link → Nimmt die Einladung an → Erhält Zugriff auf Enforcium

Der Administrator muss kein Konto im Namen des Mitarbeitenden anlegen.

Über die Org Structure können Sie einen Mitarbeitenden auch aus einer Position entfernen, wenn er das Unternehmen verlässt oder in eine andere Rolle wechselt. Die Position kann in der Struktur erhalten bleiben.

Die Org Structure hat zwei Arbeitsmodi.

Im View Mode können Sie die aktuelle Unternehmensstruktur einsehen, einschließlich Business Units, Positions und Mitarbeitenden.

Im Edit Mode können Sie Änderungen an der Struktur vornehmen, etwa Business Units und Positions anlegen und bearbeiten oder ihre Stelle in der Hierarchie ändern.

Klicken Sie in der Org Structure auf eine bestimmte Position, zum Beispiel Copywriter, um ihre eigene Seite zu öffnen.

Dort stehen mehrere Tabs zur Verfügung.

Job Description enthält die Verantwortlichkeiten und Erwartungen, die mit der Position verbunden sind. Außerdem werden dort Linked Processes angezeigt, also Prozesse mit Steps, die sich auf diese Position beziehen.

Employees zeigt die Mitarbeitenden, die der Position derzeit zugewiesen sind.

Activity History zeigt Änderungen und Aktionen im Zusammenhang mit der Position.

Metrics Access zeigt die Metriken, auf die die Position zugreifen kann. Für jede Metric sehen Sie den Namen, die Accountable-Position, den letzten Wert, das Datum der letzten Aktualisierung und die Zugriffsebene.

Ob eine Job Description erstellt und bearbeitet werden kann, hängt von der Stelle der Position in der Organisationshierarchie ab.

• Für Mitarbeitende einer Abteilung — Head of Department, eine Position oberhalb der Abteilung oder der CEO.
• Für einen Head of Department — eine Position oberhalb der Abteilung oder der CEO.
• Für eine Position oberhalb einer Abteilung — der CEO.

Dieser Abschnitt beschreibt die Logik der Organisationshierarchie. Access Roles werden separat im Artikel So funktionieren Access Roles in Enforcium behandelt.

Die Org Structure verbindet die Unternehmensstruktur mit den Rollen und Menschen darin.

Auf Unternehmensebene:

Company → Business Units → Positions → Employees

Auf Ebene der Position:

Position → Job Description → Employees → Activity History → Metrics Access

So gelangen Nutzer von der Frage „Wie ist unser Unternehmen aufgebaut?“ zu konkreteren Fragen wie

• Wer besetzt diese Position
• Wofür ist diese Position verantwortlich
• An welchen Prozessen ist sie beteiligt
• Auf welche Metriken kann sie zugreifen