Jak działa Org Structure w Enforcium

Co pokazuje Org Structure

Org Structure to wizualna mapa struktury organizacyjnej firmy. Pozwala zbudować hierarchię firmy, tworzyć Business Units i Positions, przypisywać do nich pracowników oraz sprawdzać, jak połączone są poszczególne poziomy organizacji.

Zapewnia przejrzysty obraz struktury firmy i zależności w niej. Z poziomu konkretnej Position masz dostęp do jej obowiązków, przypisanych pracowników, historii aktywności, powiązanych procesów i dostępu do metryk.

Struktura organizacyjna jest budowana od góry do dołu.

Zacznij od lidera firmy i dodawaj kolejne poziomy zgodnie z rzeczywistą strukturą firmy:

CEO → Business Units / Departments → Positions → Employees

Struktura powinna odzwierciedlać rzeczywistą hierarchię firmy, w tym jej działy, Positions w ich ramach oraz zależności służbowe.

W Org Structure możesz zobaczyć:

• firmę i jej działy
• hierarchię Positions
• kto zajmuje każdą Position
• ilu pracowników przypisano do każdej Position
• które Positions są obecnie nieobsadzone

W Org Structure Position i Employee to odrębne pojęcia.

Position to rola w strukturze firmy z określonym zakresem obowiązków.

Na przykład:

Head of Marketing

↓

Product Marketing Specialist

↓

Copywriter

Firma najpierw tworzy Positions. Następnie można przypisać do nich konkretnych pracowników.

Na przykład:

Position może istnieć, zanim ktokolwiek zostanie na nią zatrudniony. Dzięki temu firma może najpierw zbudować strukturę zespołu, a następnie stopniowo przypisywać pracowników w miarę obsadzania ról.

Gdy pracownik odchodzi z firmy lub przechodzi na inną rolę, Position może pozostać w Org Structure dla kolejnej osoby.

W zależności od struktury firmy tę samą Position może zajmować również kilku pracowników.

Org Structure opiera się więc na rolach i obowiązkach, do których przypisywani są pracownicy.

Aby dodać nowego pracownika, przypisz go do odpowiedniej Position i wpisz jego służbowy adres e-mail.

Enforcium automatycznie wyśle zaproszenie na ten adres e-mail.

Proces wygląda tak:

Position → Add Employee → Wpisanie służbowego e-maila → Wysłanie zaproszenia → Pracownik otwiera link → Akceptuje zaproszenie → Otrzymuje dostęp do Enforcium

Administrator nie musi tworzyć konta w imieniu pracownika.

Za pomocą Org Structure możesz również usunąć pracownika z Position, gdy odchodzi z firmy lub przechodzi na inną rolę. Position może pozostać w strukturze.

Org Structure ma dwa tryby pracy.

View Mode pozwala przeglądać aktualną strukturę firmy, w tym Business Units, Positions i pracowników.

Edit Mode pozwala wprowadzać zmiany w strukturze, na przykład tworzyć i edytować Business Units oraz Positions, a także zmieniać ich miejsce w hierarchii.

Kliknij konkretną Position w Org Structure, na przykład Copywriter, aby otworzyć jej stronę.

Dostępnych jest tam kilka zakładek.

Job Description zawiera obowiązki i oczekiwania związane z Position. Pokazuje również Linked Processes, czyli procesy zawierające kroki związane z tą Position.

Employees pokazuje pracowników obecnie przypisanych do Position.

Activity History pokazuje zmiany i działania związane z Position.

Metrics Access pokazuje metryki, do których Position ma dostęp. Przy każdej metryce widać jej nazwę, stanowisko Accountable, najnowszą wartość, datę ostatniej aktualizacji i poziom dostępu.

Możliwość tworzenia i edytowania Job Description zależy od miejsca Position w hierarchii organizacyjnej.

• Dla pracownika działu — Head of Department, Position powyżej działu lub CEO.
• Dla Head of Department — Position powyżej działu lub CEO.
• Dla Position powyżej działu — CEO.

Ta sekcja dotyczy logiki hierarchii organizacyjnej. Access Roles zostały opisane osobno w artykule Jak działają Access Roles w Enforcium.

Org Structure łączy strukturę firmy z rolami i osobami, które w niej działają.

Na poziomie firmy:

Company → Business Units → Positions → Employees

Na poziomie Position:

Position → Job Description → Employees → Activity History → Metrics Access

Dzięki temu użytkownicy mogą przejść od pytania „Jak zbudowana jest nasza firma?” do bardziej szczegółowych pytań, takich jak:

• Kto zajmuje tę Position
• Za co odpowiada ta Position
• W jakich procesach uczestniczy
• Do jakich metryk ma dostęp