Como a Org Structure funciona no Enforcium

O que a Org Structure mostra

A Org Structure é um mapa visual da estrutura organizacional da empresa. Ela permite montar a hierarquia da empresa, criar Business Units e Positions, atribuir funcionários a elas e ver como os diferentes níveis da organização estão conectados.

Ela oferece uma visão clara da estrutura da empresa e das suas relações. A partir de uma Position específica, você pode acessar suas responsabilidades, os funcionários atribuídos, o histórico de atividades, os processos relacionados e o acesso às métricas.

A estrutura organizacional é montada de cima para baixo.

Comece pelo líder da empresa e adicione os níveis seguintes de acordo com a estrutura real do negócio:

CEO → Business Units / Departamentos → Positions → Funcionários

A estrutura deve refletir a hierarquia real da empresa, incluindo seus departamentos, as Positions dentro deles e as relações de subordinação.

Na Org Structure, você pode ver:

• a empresa e seus departamentos
• a hierarquia das Positions
• quem ocupa cada Position
• quantos funcionários estão atribuídos a cada Position
• quais Positions estão vagas no momento

Na Org Structure, Position e Employee são conceitos separados.

Uma Position é uma função dentro da estrutura da empresa, com responsabilidades definidas.

Por exemplo:

Head of Marketing

↓

Product Marketing Specialist

↓

Copywriter

Primeiro, a empresa cria as Positions. Depois, funcionários específicos podem ser atribuídos a elas.

Por exemplo:

Uma Position pode existir antes de alguém ser contratado para ela. Isso permite que a empresa monte primeiro a estrutura da equipe e atribua funcionários gradualmente, à medida que as funções forem preenchidas.

Quando um funcionário deixa a empresa ou muda de função, a Position pode permanecer na Org Structure para o próximo funcionário.

Dependendo da estrutura da empresa, vários funcionários também podem ocupar a mesma Position.

Assim, a Org Structure é construída em torno de funções e responsabilidades, com funcionários atribuídos a essas funções.

Para adicionar um novo funcionário, atribua-o à Position adequada e informe o seu e-mail corporativo.

O Enforcium envia automaticamente um convite para esse endereço de e-mail.

O processo é o seguinte:

Position → Add Employee → Informar o e-mail corporativo → Enviar o convite → O funcionário abre o link → Aceita o convite → Obtém acesso ao Enforcium

O administrador não precisa criar uma conta em nome do funcionário.

Você também pode remover um funcionário de uma Position pela Org Structure quando ele deixar a empresa ou mudar de função. A Position pode permanecer na estrutura.

A Org Structure tem dois modos de trabalho.

O View Mode permite revisar a estrutura atual da empresa, incluindo Business Units, Positions e funcionários.

O Edit Mode permite fazer alterações na estrutura, como criar e editar Business Units e Positions e mudar seu lugar na hierarquia.

Clique em uma Position específica na Org Structure, como Copywriter, para abrir a página dela.

Ali estão disponíveis várias abas.

Job Description contém as responsabilidades e expectativas associadas à Position. Também mostra os Linked Processes, que são os processos com etapas relacionadas a essa Position.

Employees mostra os funcionários atualmente atribuídos à Position.

Activity History mostra as alterações e ações relacionadas à Position.

Metrics Access mostra as métricas às quais a Position tem acesso. Para cada métrica, você pode ver o nome da métrica, a Position Accountable, o valor mais recente, a data da última atualização e o nível de acesso.

A possibilidade de criar e editar uma Job Description depende do lugar da Position na hierarquia organizacional.

• Para um funcionário do departamento — o Head of Department, uma Position acima do departamento ou o CEO.
• Para um Head of Department — uma Position acima do departamento ou o CEO.
• Para uma Position acima de um departamento — o CEO.

Esta seção trata da lógica da hierarquia organizacional. As Access Roles são abordadas separadamente em Como as Access Roles funcionam no Enforcium.

A Org Structure conecta a estrutura da empresa às funções e às pessoas que fazem parte dela.

No nível da empresa:

Company → Business Units → Positions → Employees

No nível da Position:

Position → Job Description → Employees → Activity History → Metrics Access

Isso permite que os usuários passem de “Como nossa empresa está estruturada?” para perguntas mais específicas, como

• Quem ocupa esta Position
• Pelo que esta Position é responsável
• De quais processos ela participa
• A quais métricas ela tem acesso