Як працює Org Structure в Enforcium

Що показує Org Structure

Org Structure — це візуальна карта організаційної структури компанії. Тут можна побудувати ієрархію компанії, створити бізнес-юніти та позиції, призначити на них співробітників і побачити, як різні рівні структури пов'язані між собою.

Org Structure — це не просто схема «хто кому підпорядковується». Через конкретну позицію можна перейти до її обов'язків, співробітників, історії змін, пов'язаних процесів і доступу до метрик.

Організаційна структура будується зверху вниз.

Починаємо з керівника компанії, після чого додаємо наступні рівні відповідно до реальної структури бізнесу:

CEO → Business Units / Departments → Positions → Employees

Структура повинна відображати реальну ієрархію компанії: які підрозділи існують, які позиції знаходяться всередині них і хто кому підпорядковується.

У результаті в Org Structure можна побачити:

• структуру компанії та її підрозділів;
• ієрархію позицій;
• хто займає кожну позицію;
• скільки співробітників призначено на позицію;
• які позиції зараз залишаються вакантними.

В Org Structure важливо розділяти Position та Employee.

• Position — це роль у структурі компанії з певною відповідальністю. Наприклад:

Head of Marketing

Product Marketing Specialist

Copywriter

Спочатку компанія створює позиції, а вже потім на ці позиції призначаються конкретні люди.

Наприклад:

Position може існувати навіть тоді, коли на неї ще нікого не найняли. Це дозволяє спочатку побудувати необхідну структуру команди, а потім поступово заповнювати її людьми.

Якщо співробітник залишає компанію або переходить на іншу роль, сама Position може залишитися в Org Structure для наступного співробітника.

Якщо структура компанії це передбачає, одну позицію можуть займати декілька співробітників.

Таким чином, Org Structure будується навколо ролей і відповідальності, а не конкретних людей.

Щоб додати нового співробітника, потрібно призначити його на відповідну Position та вказати робочу email-адресу.

Після цього Enforcium автоматично надсилає запрошення на вказану пошту.

Сценарій виглядає так:

Position → додати Employee → вказати робочий email → надіслати запрошення → співробітник переходить за посиланням → приймає запрошення → отримує доступ до Enforcium.

Адміністратору не потрібно створювати акаунт замість співробітника.

Через Org Structure також можна прибрати співробітника з позиції, наприклад, якщо він звільнився або перейшов на іншу роль. При цьому сама Position може залишитися в структурі.

В Org Structure є два режими роботи.

• View Mode — для перегляду актуальної структури компанії: бізнес-юнітів, позицій та співробітників.
• Edit Mode — для зміни структури: створення та редагування бізнес-юнітів і позицій, а також зміни їхнього місця в ієрархії.

У статті потрібно показати на скриншотах обидва режими та як між ними перемикатися.

Якщо натиснути на конкретну позицію в Org Structure, наприклад Copywriter, відкривається окрема сторінка цієї позиції.

На ній доступні кілька вкладок.

• Job Description — обов'язки та відповідальність позиції. Тут також можна побачити Linked Processes — процеси, у яких є кроки, пов'язані з цією позицією.
• Employees — співробітники, які займають цю позицію.
• Activity History — історія змін і дій, пов'язаних із позицією.
• Metrics Access — метрики, до яких позиція має доступ. Тут можна побачити назву метрики, accountable position, останнє значення, дату останнього оновлення та рівень доступу.

Можливість створювати та редагувати Job Description залежить від місця позиції в організаційній структурі.

• Для співробітника департаменту — Head of Department, позиція над департаментом або CEO.
• Для Head of Department — позиція над департаментом або CEO.
• Для позиції над департаментом — CEO.

Тут достатньо пояснити саме логіку організаційної ієрархії. Детально Access Roles у цій статті не розбираємо — для них буде окрема стаття.

Org Structure — це не просто візуальна схема того, хто кому підпорядковується.

На рівні компанії:

Company → Business Units → Positions → Employees

На рівні конкретної позиції:

Position → Job Description → Employees → Activity History → Metrics Access

Таким чином, користувач може перейти від питання «Як побудована наша компанія?» до «Хто займає цю позицію, за що вона відповідає, у яких процесах бере участь і з якими метриками пов'язана?»