Jak działają Process Stages w Enforcium

Process Stages pomagają uporządkować kroki procesu według ich roli: przygotowania, realizacji, przeglądu lub dalszych działań.

Enforcium wykorzystuje cztery etapy:

PLAN → DO → CHECK → ACT

Tworzy to pełny cykl procesu:

określ, co należy zrobić → wykonaj pracę → sprawdź rezultat → zareaguj na rezultat → w razie potrzeby usprawnij proces.

PLAN — Przygotuj, zdefiniuj lub uzgodnij przed realizacją.

Użyj Plan dla kroków, które przygotowują zespół do głównej pracy.

Na przykład w procesie obsługi nowego klienta:

• Rozpoznanie potrzeb klienta
• Zebranie wymaganych informacji
• Uzgodnienie zakresu
• Przygotowanie planu pracy

DO — Wykonaj główną pracę procesu.

Do obejmuje kroki, w których zespół wykonuje zasadniczą pracę.

Na przykład:

• Przeprowadzenie discovery call
• Przygotowanie oferty
• Skonfigurowanie rozwiązania
• Uruchomienie projektu

CHECK — Przejrzyj, zweryfikuj lub wykryj problemy.

Check obejmuje kroki, w których zespół sprawdza rezultat i potwierdza, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami.

Na przykład:

• Ocena jakości wykonanej pracy
• Zebranie feedbacku od klienta
• Porównanie rezultatów z metrykami
• Wykrycie błędów lub odchyleń

ACT — Wprowadź usprawnienia lub sfinalizuj rezultat.

Act obejmuje działania podejmowane na podstawie wyników przeglądu.

Na przykład:

• Naprawienie wykrytego problemu
• Wprowadzenie zmian na podstawie feedbacku
• Aktualizacja procesu
• Zapisanie końcowego rezultatu

Otwórz odpowiedni proces i włącz Edit mode.

Wybierz Action Step, który chcesz edytować, i otwórz pole Process Stage.

Wybierz jedną z czterech opcji:

PLAN

DO

CHECK

ACT

Następnie kliknij Save changes.

Wybrany etap pojawia się bezpośrednio na karcie kroku, dzięki czemu rola każdego działania jest widoczna bez otwierania jego ustawień.

Weźmy prosty proces pracy z nowym potencjalnym klientem.

PLAN

Zebranie informacji o leadzie

Analiza firmy i jej potrzeb

Przygotowanie do pierwszego kontaktu

DO

Kontakt z leadem

Przeprowadzenie discovery call

Przygotowanie i wysłanie oferty

CHECK

Analiza odpowiedzi klienta

Ocena, czy oferta odpowiada jego potrzebom

Ustalenie przyczyn zastrzeżeń lub opóźnień

ACT

Dostosowanie oferty w razie potrzeby

Uzgodnienie kolejnych kroków

Zapisanie rezultatu kontaktu z leadem

Rzeczywisty proces może obejmować różne ścieżki i przejścia. Process Stages pomagają określić funkcję każdego kroku, a sam proces może obsługiwać różne scenariusze.

Process Stages są szczególnie przydatne w złożonych procesach z wieloma krokami.

Bez etapów zespół widzi:

Step 1 → Step 2 → Step 3 → Step 4

Dzięki Process Stages cel każdego kroku staje się bardziej zrozumiały:

PLAN → przygotowanie

DO → realizacja

CHECK → przegląd

ACT → reakcja i usprawnienie

Pomagają też wykryć luki w procesie.

Na przykład proces z wieloma krokami DO i bardzo małą liczbą kroków CHECK może wymagać wyraźniejszego etapu przeglądu, który pokaże, gdzie i jak oceniane są rezultaty.

Process Stages pomagają udokumentować przebieg pracy i stworzyć przejrzysty cykl realizacji.

Value Impact Status jest wyświetlany obok Process Stage w ustawieniach Action Step. Są to dwa osobne parametry.

Process Stage odpowiada na pytanie:

„Jaką rolę ten krok pełni w procesie?”

Na przykład: Plan, Do, Check lub Act.

Value Impact Status odpowiada na pytanie:

„Jaką wartość tworzy ten krok?”

Na przykład: Client Value Added, Business Value Added, Waste lub N/A.

Jeden krok może mieć oba parametry:

Lub:

Razem te parametry pokazują, co dzieje się na każdym etapie i dlaczego dany krok jest ważny.