Jak dodać Guidelines do procesu

Proces jest łatwiejszy do realizacji, gdy każdy krok zawiera informacje, których pracownicy potrzebują w momencie wykonywania pracy. Dodaj Guidelines do procesu w Enforcium, aby dołączyć wewnętrzne instrukcje lub przydatne zasoby bezpośrednio do Action Step.

Guidelines to dodatkowe instrukcje lub zasoby dołączone do konkretnego Action Step w procesie. Dają pracownikom więcej kontekstu na temat tego, jak należy wykonać dany krok.

Dostępne są dwie opcje:

Create guideline

Utwórz wewnętrzną instrukcję bezpośrednio w Enforcium.

Add link

Dodaj link do zasobu wewnętrznego lub zewnętrznego.

Guidelines działają razem z innymi ustawieniami Action Step, takimi jak Responsible positions, Process Stage, Value Impact Status, Linked metrics i Description. Razem pola te dostarczają informacji potrzebnych do zrozumienia i wykonania kroku.

Guidelines są przydatne zawsze wtedy, gdy Action Step wymaga dodatkowej wiedzy, instrukcji lub materiałów pomocniczych.

Wytyczna może zawierać:

• wewnętrzne zasady lub instrukcje;
• szablony, z których pracownicy muszą korzystać;
• dokumenty referencyjne;
• linki do wewnętrznych systemów;
• zasoby zewnętrzne;
• szczegółowe informacje wspierające dany krok.

Zachowaj zwięzłą główną strukturę procesu. Bardziej szczegółowe instrukcje dodawaj tam, gdzie pracownicy ich potrzebują.

Na przykład proces finansowy może zawierać krok Weryfikacja wniosku o zwrot wydatków z wytyczną zawierającą firmowe zasady zatwierdzania oraz link do odpowiedniego formularza wydatków. Pracownik może otworzyć zasób bezpośrednio z poziomu kroku podczas wykonywania pracy.

Otwórz wybrany proces i przełącz się na Edit mode. Wybierz Action Step, do którego chcesz dodać informacje pomocnicze.

W sekcji Guidelines kliknij ikonę +.

Pojawi się menu z dwiema opcjami:

• Create guideline
• Add link

Wybierz opcję odpowiadającą informacjom, które chcesz przekazać.

Wybierz Create guideline, aby napisać instrukcję bezpośrednio dla Action Step.

Okno Create Guideline zawiera:

Guideline title

Wpisz jasną nazwę, która pomoże pracownikom szybko rozpoznać zasób.

Description

Dodaj instrukcje, zasady lub przydatny kontekst związany z krokiem.

Opis może wyjaśniać wymaganą procedurę, ważne warunki, wymagania jakościowe lub inne szczegóły, które pracownicy powinni znać przed wykonaniem pracy.

Po uzupełnieniu informacji kliknij Create Guideline. Nowa wytyczna pojawi się w Action Step.

Wybierz Add link, gdy potrzebne informacje znajdują się już w innym zasobie.

Okno Add Link zawiera dwa pola:

Link title

Wpisz nazwę, która będzie wyświetlana dla zasobu.

URL

Wpisz adres zasobu wewnętrznego lub zewnętrznego.

Kliknij Add Link, aby dołączyć zasób do Action Step.

Jest to przydatne w przypadku dokumentów, szablonów, baz wiedzy, formularzy, narzędzi wewnętrznych lub innych zasobów internetowych, których pracownicy regularnie potrzebują podczas realizacji procesu.

Po utworzeniu wytycznej lub dodaniu linku pojawia się ona w sekcji Guidelines danego Action Step.

Każdy zasób jest wyświetlany jako osobny element. Pracownicy mogą otworzyć odpowiednią instrukcję lub zasób bezpośrednio z poziomu kroku procesu.

Tworzy to praktyczne połączenie między udokumentowanym procesem a wiedzą potrzebną do jego realizacji. Pracownik ma dostęp do potrzebnych informacji dokładnie tam, gdzie wykonywana jest praca.