So funktionieren Processes in Enforcium

Processes in Enforcium helfen dabei, wiederkehrende Arbeit, interne Regeln und das Wissen des Teams in klare Prozesse zu überführen, denen andere Mitarbeitende folgen können.

Wenn ein Team regelmäßig dieselbe Abfolge von Schritten ausführt oder immer wieder auf dieselbe Situation trifft, kann dies als Process dokumentiert werden.

Zum Beispiel:

• wie ein neuer Mitarbeitender eingearbeitet wird;
• wie ein neuer Lead bearbeitet wird;
• wie ein Kunde vom ersten Kontakt bis zur Vertragsunterzeichnung begleitet wird;
• wie ein neues Projekt gestartet wird;
• was zu tun ist, wenn ein Kunde ein Abonnement kündigen möchte.

Anstatt die Schritte jedes Mal im Chat zu erklären oder sich auf die Erfahrung einer einzelnen Person zu verlassen, erhält das Team einen sofort nutzbaren Ablauf, der zeigt,

• was zu tun ist
• in welcher Reihenfolge
• wer verantwortlich ist

Processes finden Sie unter Organization Standards → Processes.

Hier sehen Sie alle Processes, auf die Sie Zugriff haben.

Der Tab Processes erscheint außerdem im Modul Org Standards im Bereich Job Description → My.

Jede Process-Karte zeigt den Namen, die Anzahl der Steps, die Anzahl der Positions with access und den Sichtbarkeitsstatus.

Processes können nach relevanten Bereichen oder Abteilungen organisiert werden, damit Teams die benötigten Arbeitsstandards schnell finden.

Um einen neuen Process zu erstellen, klicken Sie auf Create Process.

HINWEIS: Processes können von Abteilungsleitern und Nutzern auf höheren Ebenen der Organisationshierarchie erstellt werden.

Ein Process ist sinnvoll für einen Ablauf, den das Team regelmäßig ausführt, oder für einen Ablauf, der unabhängig davon, wer dafür verantwortlich ist, immer gleich durchgeführt werden soll.

Ein Process für Neukunden könnte zum Beispiel so aussehen:

Neuer Lead eingegangen

↓

Lead-Qualifizierung

↓

Discovery Call

↓

Angebot versendet

↓

Vertrag unterzeichnet

↓

Kunden-Onboarding

Jede Phase kann als eigener Step mit zugewiesenen Verantwortlichen dokumentiert werden.

Ein Process hat zwei Arbeitsmodi.

View mode dient dazu, einen fertigen Process anzusehen. Mitarbeitende sehen:

• die Abfolge der Steps
• die Übergänge zwischen ihnen
• die Informationen, die zum Durchführen des Process erforderlich sind

Edit mode dient dazu, die Struktur des Process zu erstellen und zu aktualisieren.

Um Änderungen vorzunehmen, aktivieren Sie den Edit mode.

Im Edit mode können Sie Steps, Verantwortliche, Stages, Metriken, Beschreibungen und weitere Informationen hinzufügen und aktualisieren.

So können Mitarbeitende dem fertigen Process folgen, während die für seine Struktur verantwortlichen Personen ihn aktuell halten.

Ein Process besteht aus einzelnen Action Steps.

Für jeden Step können Sie Folgendes festlegen:

• Name des Steps
• Process Stage
• Value Impact Status
• Verantwortliche Positions
• Verknüpfte Metriken
• Beschreibung
• Zusätzliche Richtlinien oder Links

In einem Sales-Process kann der Step Discovery Call zum Beispiel den verantwortlichen Sales Manager, Anleitungen zur Durchführung des Gesprächs und eine Metric enthalten, die von dieser Phase beeinflusst wird.

So erhalten Mitarbeitende den Kontext, den sie brauchen, um jeden Step erfolgreich abzuschließen.

Jeder Step kann Responsible positions haben.

Ein Process für Neukunden könnte zum Beispiel Folgendes umfassen:

Lead-Qualifizierung → Sales Manager

Angebot vorbereiten → Sales Manager

Visuals vorbereiten → Designer

Vertragsfreigabe → Legal

Kunden-Onboarding → Customer Success Manager

Ein einzelner Process kann mehrere Abteilungen und Fachleute einbeziehen.

So wird klar, wer in welcher Phase in den Process einsteigt und wer für die Durchführung bestimmter Steps verantwortlich ist.

Jedem Step kann eine Process Stage zugewiesen werden.

Enforcium verwendet die PDCA-Methodik:

• PLAN — Vorbereitung, Festlegen der Rahmenbedingungen und Abstimmung vor der Umsetzung.
• DO — Durchführung der eigentlichen Arbeit des Process.
• CHECK — Überprüfung des Ergebnisses, Fortschrittskontrolle oder Erkennen von Problemen.
• ACT — Verbesserungen vornehmen oder das Ergebnis abschließen.

Ein Kunden-Process könnte zum Beispiel so aussehen:

PLAN → die Bedürfnisse des Kunden ermitteln

DO → die Lösung vorbereiten und präsentieren

CHECK → das Ergebnis überprüfen und Feedback einholen

ACT → die erforderlichen Änderungen vornehmen und das Endergebnis festhalten

So wird sichtbar, welche Rolle jeder Step im gesamten Process-Zyklus spielt.

Jeder Action Step kann außerdem einen Value Impact Status haben.

Enforcium verwendet die LEAN-Methodik:

• Client Value Added — der Step verbessert das Kundenerlebnis oder wirkt sich direkt auf das Ergebnis aus, das der Kunde erhält.
• Business Value Added — der Step ist für den Geschäftsbetrieb, die Steuerung oder das Wachstum erforderlich.
• Waste — der Step verbraucht Ressourcen, ohne einen klaren Wert zu schaffen.
• N/A — der Einfluss auf den Wert wurde nicht festgelegt.

So können Teams einen Process aus einer weiteren hilfreichen Perspektive betrachten und fragen:

„Warum tun wir das, und welchen Wert schafft dieser Step?“

Wenn zum Beispiel mehrere Steps in einem Process mit 15 Steps regelmäßig als Waste markiert werden, kann es sinnvoll sein, den Process zu überprüfen, unnötige Schritte zu entfernen oder ihn zu vereinfachen.

Ein Process Step kann über Linked metrics mit einer oder mehreren Metriken verknüpft werden.

So wird verbunden, was das Team tut, mit dem Ergebnis, das diese Arbeit beeinflussen soll.

Zum Beispiel:

Wenn das Team dem Process regelmäßig folgt, die Anzahl qualifizierter Leads aber nicht steigt, kann das ein Anlass sein, den Process oder einzelne Steps zu überprüfen.

Auch ein anderes Szenario ist möglich. Wenn sowohl die Arbeitslast als auch die Zielmetrik steigen, kann das Team erkennen, dass die aktuellen Ressourcen nicht ausreichen. Zum Beispiel könnte ein weiterer Sales Manager nötig sein, um die erforderliche Anzahl an Leads zu bearbeiten.

Processes und Metriken helfen Teams also, sowohl die geleistete Arbeit als auch deren Ergebnis im Blick zu behalten.

Sie können einem Process Step Guidelines hinzufügen.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Create guideline — eine interne Anleitung direkt für den Step erstellen.
• Add link — einen Link zu einer internen oder externen Ressource hinzufügen.

Ein Step Discovery Call könnte zum Beispiel Folgendes enthalten:

• Gesprächsleitfaden;
• Fragenliste für den Kunden;
• Präsentationsvorlage;
• CRM-Link;
• interne Anleitungen.

Mitarbeitende erhalten den benötigten Kontext direkt in dem Step, in dem er gebraucht wird.

Ein praktischer Anwendungsfall ist das Onboarding neuer Mitarbeitender.

Zum Beispiel:

Begrüßung & Vorstellung des Unternehmens

↓

Konten und Zugänge einrichten

↓

Rolle und Verantwortlichkeiten besprechen

↓

Wichtige Prozesse kennenlernen

↓

Erste praktische Aufgabe erledigen

↓

Check-in mit der Führungskraft

Jeder Step kann verantwortliche Personen, Anleitungen, Links und erforderliche Materialien enthalten.

Neue Mitarbeitende können der dokumentierten Abfolge folgen und sehen klar, was als Nächstes zu tun ist.

Processes helfen außerdem, operatives Wissen im Unternehmen zu bewahren.

Wenn ein wichtiger Prozess nur in der Erfahrung eines einzelnen Mitarbeitenden existiert, kann das Unternehmen dieses Wissen verlieren, sobald die Person die Rolle wechselt oder das Team verlässt.

Ein erfahrener Sales Manager kann zum Beispiel dokumentieren:

• wie ein Lead qualifiziert wird;
• welche Fragen gestellt werden sollten;
• wann ein Angebot vorbereitet wird;
• wann ein technischer Spezialist hinzugezogen wird;
• was zu tun ist, wenn ein Kunde nicht mehr antwortet.

Dieses Wissen wird Teil des Unternehmenssystems und bleibt für das Team verfügbar.

Dasselbe Prinzip gilt für wiederkehrende Probleme. Wenn ein Team regelmäßig mit derselben Situation konfrontiert ist, lässt sich dieses Wissen leichter wiederverwenden, wenn die Lösung als Process dokumentiert wird.

Jeder Nutzer sieht in seinem eigenen Profil die Processes, die mit seiner Position verbunden sind.

Unter Job Description → Linked Processes sehen Mitarbeitende Processes mit Steps, die ihrer Position zugewiesen sind.

Ein Process kann aufgeklappt werden, um die konkreten Steps anzuzeigen, an denen diese Position beteiligt ist.

So sehen Mitarbeitende sowohl ihre allgemeine Rollenbeschreibung als auch die Unternehmensprozesse, an denen sie beteiligt sind, und die Steps, für die sie verantwortlich sind.

Ein Process kann für die relevanten Positions freigegeben oder ausgeblendet werden.

Auf der Process-Karte bedeutet Shown, dass der Process für die relevanten Nutzer verfügbar ist. Hidden bedeutet, dass er ausgeblendet ist.

Das ist hilfreich, wenn ein neuer Process noch vorbereitet oder geprüft wird oder auf eine Freigabe wartet, bevor er mit dem Team geteilt wird.

Processes in Enforcium verbinden mehrere Ebenen der Unternehmensabläufe:

Process → wie das Unternehmen wiederkehrende Arbeit ausführt.

Action Steps → die konkreten Schritte, aus denen der Process besteht.

Responsible positions → wer für jeden Step verantwortlich ist.

Plan / Do / Check / Act → die Rolle jedes Steps im Process-Zyklus.

Value Impact → der Wert, den der Step schafft.

Linked Metrics → das messbare Ergebnis, das von der Arbeit beeinflusst wird.

Guidelines → wie ein bestimmter Step richtig ausgeführt wird.

Das Ergebnis ist ein Process, der dem Team einen klaren Überblick gibt:

• was zu tun ist
• in welcher Reihenfolge
• wer verantwortlich ist
• wie es zu tun ist
• welches Ergebnis die Arbeit beeinflussen soll

Beginnen Sie mit Prozessen, die das Team bereits regelmäßig wiederholt.

Sie müssen nicht das gesamte Unternehmen auf einmal dokumentieren. Gute Ausgangspunkte sind:

• das Onboarding neuer Mitarbeitender;
• die Bearbeitung eines neuen Leads;
• der Start mit einem neuen Kunden;
• die Vorbereitung eines Angebots;
• die Lösung eines häufigen Kundenproblems.

Wenn eine Situation immer wieder auftritt und das Team jedes Mal neu klären muss, wer was wie tun soll, ist sie ein guter Kandidat für einen Process.