So funktionieren Job Descriptions in Enforcium

Eine Job Description ist eine ausführliche Beschreibung, die einer Position in der Organisation zugeordnet ist. Sie kann Verantwortlichkeiten, Erwartungen, Qualifikationsanforderungen, Arbeitsrichtlinien und weitere für die Rolle relevante Informationen enthalten.

Der Inhalt wird mit einem Rich-Text-Editor erstellt. So können Sie die Beschreibung strukturieren und bei Bedarf Formatierungen oder Links hinzufügen.

Eine klare Job Description vermittelt Mitarbeitenden ein praktisches Verständnis ihrer Rolle. Managern kann sie außerdem als einheitliche Referenz dienen, wenn sie Verantwortlichkeiten in der gesamten Organisation festlegen.

Öffnen Sie in der linken Navigation Organization Standards und wählen Sie Job Description.

Die Seite zeigt die im Unternehmen vorhandenen Positions. Jede Zeile enthält den Namen der Position und die zugehörige Abteilung oder das Team.

Über das Feld Search finden Sie eine bestimmte Position schnell. Wählen Sie die Position aus, um ihre Job Description zu öffnen.

Eine Job Description kann direkt auf der Seite der Position hinzugefügt werden.

Öffnen Sie die Position und klicken Sie oben rechts auf das Symbol Edit. Wenn die Position noch keine Beschreibung hat, bietet die Seite die Aktion Add Job Description an.

Wählen Sie sie aus, um den Editor zu öffnen.

Der Editor bietet ein großes Textfeld für die Beschreibung. Sie können den Inhalt strukturiert verfassen und die verfügbaren Formatierungswerkzeuge nutzen, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Es bietet sich an, den Inhalt nach Bereichen wie diesen zu gliedern:

• Verantwortlichkeiten der Rolle;
• zentrale Erwartungen;
• erforderliche Fähigkeiten und Qualifikationen;
• Berichtswege;
• unternehmensspezifische Anforderungen;
• weitere Informationen, die Mitarbeitende für die Rolle brauchen.

Halten Sie jeden Abschnitt fokussiert. Eine klare Struktur macht die Beschreibung leichter zu prüfen und zu pflegen.

Wenn die Beschreibung fertig ist, klicken Sie auf Save.

Job Descriptions können aktualisiert werden, wenn sich Verantwortlichkeiten und organisatorische Anforderungen ändern.

Öffnen Sie die gewünschte Position in der Liste der Job Descriptions. Klicken Sie auf das Symbol Edit, um den vorhandenen Inhalt im Editor zu öffnen.

Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und wählen Sie Save.

Sie können Verantwortlichkeiten überarbeiten, neue Anforderungen hinzufügen, Links aktualisieren oder den Inhalt neu gliedern, wenn sich die Position weiterentwickelt.

Im Editor gibt es außerdem eine Option zum Löschen. Verwenden Sie sie, wenn die Job Description von der Position entfernt werden soll.

Job Descriptions sind besonders hilfreich, wenn sie mit Processes verbunden sind.

Wenn eine Position als verantwortlich für einen Action Step zugewiesen ist, erscheint der zugehörige Process in der Job Description unter Linked Processes. Mitarbeitende können einen Process aufklappen, um die konkreten Action Steps zu sehen, die ihrer Position zugeordnet sind.

So entsteht eine direkte Verbindung zwischen der Definition organisatorischer Rollen und der operativen Arbeit. Mitarbeitende können ihre Job Description öffnen und sehen, an welchen Processes ihre Position beteiligt ist, zusammen mit den relevanten Steps.

Der Bereich Linked Processes zeigt die Processes, die der Position zugewiesene Action Steps enthalten.

Jeder Process kann über das Steuerelement rechts aufgeklappt werden. Im aufgeklappten Zustand wird der verbundene Step unter dem Namen des Process angezeigt.

Über die Aktion Open Process können Sie außerdem den vollständigen Process öffnen und seine gesamte Struktur prüfen.

Diese Ansicht hilft Mitarbeitenden zu verstehen, an welchen Stellen ihre Position an den Abläufen des Unternehmens beteiligt ist. Managern bietet sie eine praktische Möglichkeit, die Erwartungen an eine Rolle mit dokumentierten Prozessen zu verbinden.